Для кого эта инструкция?

Предназначена для начинающих пользователей Zotero, у которых в "дозотерную" эру был накоплен определенный массив библиографических описаний в "старых" форматах, подготовленных в среде Microsoft Word, Excel, или Access, которые они хотели бы загрузить и использовать в дальнейшем в программе Zotero, установленной на их персональном компьютере.

Оглавление

• Постановка задачи
• Когда можно это без этого обойтись?
• Как перенести одно библиографическое описание?
• Как отформатировать библиографическое описание в среде Microsoft Office?
• Переход из Word в Excel
• Переход из Access в Excel
• Что такое "автор"?
• Как быть с Фандориными?
• А если у статьи авторов два или больше?
• Преобразование библиографической таблицы из Excel в формат BibTeX
• Что делать, если исходные библиографические описания различаются?
• Как поступать со статьями?
• Приложения

Постановка задачи

Современная технология формирования библиографического описания, используемая Zotero, к сожалению, не позволяет непосредственно загрузить их из текстовых файлов или электронных таблиц, если они не имеют предусмотренных Zotero форматов. Есть, конечно, возможность сделать это по отдельным полям библиографического описания: создать новый документ и ввести в него методом "Copy-Paste" поля автора, названия, года издания,… Однако, данная рутинная, нетворческая работа будет крайне неэффективной и изнуряющей по затратам времени и труда, если число таких книг велико. В этом случае можно рекомендовать выполнить переход к новым входным форматам Zotero, автоматизировав его в Excel. Далее дается описание основных этапов такого переноса.

Когда можно это без этого обойтись?

Описанный в данной инструкции способ перехода к форматам Zotero можно рекомендовать в том случае, если предстоит перенести более 40-50 описаний. Если же их существенно меньше, большого выигрыша как по времени, так и по трудоемкости, по сравнению с элементарными действия копирования отдельных полей, ожидать не приходится.

Как перенести одно библиографическое описание?

Для этих целей в Zotero предусмотрен режим импорта из большого числа форматов. В данной инструкции рассматриваются примеры в формате BibTex, который опробован и может быть рекомендован, что вовсе не означает, что нельзя или хуже использовать другие форматы. В самом простом примере книги: А.Н.Иванов "История ВШЭ", Москва: 2000 для загрузки в Zotero нужно подготовить следующее описание формата BibTex:

Таким образом, для "объяснения" Zotero каждого элемента библиографического описания оно должно быть заключено в фигурные скобки или двойные кавычки, которым предшествует название поля и знак равно. Элементы разделяются запятыми, описание начинается и заканчивается фигурными скобками. Более подробно описание формата можно найти на http://www.bibtex.org/.

Как отформатировать библиографическое описание в среде Microsoft Office?

Возможно, некоторые элементы потребуют выполнения действий, связанных с поиском позиции и заменой символов, перестановки частей и других преобразований, которые наиболее удобно делать в среде Excel. Поэтому, если исходные библиографии имеются в формате Word или Access, их нужно перевести в Excel.

Переход из Word в Excel

Преобразование библиографии из формата Word в Excel рекомендуется выполнить в два этапа: перевести его в табличную форму, после чего таблицу скопировать. Как сделать "библио"-таблицу? Для этого каждый элемент библиографического описания должен быть отделен от других каким-либо символом-разделителем, не использованным в самом описании, например, ";" или знаком табуляции. Так, описание

А.Н.Иванов "История ВШЭ", Москва: 2000

нужно преобразовать в

А.Н.Иванов;"История ВШЭ";Москва;2000

После этого, выделив описание, перевести средствами Word в таблицу:

Переход из Access в Excel

Если в среде Access имеется таблица со всеми полями библиографического описания, то необходимо просто выделить эту таблицу и скопировать ее в Excel. Немного сложнее могут обстоять дела, если часть полей закодированы, например, название журнала, место или тип издания. В этом случае требуется создать форму, содержащую все поля библиографического описания в "раскодированном" виде, и именно эту форму скопировать в Excel.

Что такое "автор"?

В большинстве случаев попытки использовать традиционный, привычный формат автора публикации в Zotero могут оказаться неудачными. Например, "А.Н.Иванов" будет после импорта выглядеть как "А.Н.Иванов, (имя)", а "А.Н. Иванов" будет после импорта выглядеть как два поля "Иванов," "А.Н.", что может быть средствами Zotero нажатием кнопки "Переключиться на одно поле" преобразовано в "А.Н. Иванов". Еще хуже будет обстоять дело при использовании традиционного "ФИО" автора. "Иванов А.Н." без дополнительного преобразования после импорта в Zotero приведет к появлению автора "А.Н" с именем "Иванов".
Как же быть? Применить формат автора в среде Zotero: автор = Фамилия "," Имя (и Отчество).
В этом случае "Иванов, А.Н." примет следующий, то есть в точности такой же вид: "Иванов, А.Н.", который нажатием кнопки "Переключиться на одно поле" можно преобразовать в "А. Н. Иванов", как альтернативное.
Поэтому, чтобы избежать проблем и неоднозначностей, рекомендуется в качестве базового входного формата для автора использовать именно "Иванов, А.Н.".

Как быть с Фандориными?

Иногда фамилия автора может состоять из двух слов. Попытки использовать их напрямую, скорее всего, приведет к фиаско: "Anna van Dorn" превратится после импорта в Zotero в "Dorn, Anna van". Поэтому рекомендуется вариант "van Dorn, Anna", однако в этом случае нажатие кнопки "Переключиться на одно поля" необратимо и последующее нажатие (казалось бы, обратное действие) кнопки "Переключиться на два поля" переведет его в "Dorn, Anna van". Поэтому использование этих кнопок в Zotero для таких авторов рекомендуется избегать!

А если у статьи авторов два или больше?

У многих книг и статей несколько авторов, однако, непосредственная попытка "объяснить" это при импорте в Zotero в формате "Иванов, Петров, Сидоров" не пройдет. Причина в том, что запятая при импорте используется Zotero в качестве разделителя имени и фамилии. Поэтому перед импортом необходимо перейти к формату Zotero для нескольких авторов: "Иванов, И.И. and Петров, П.П. and Сидоров, С.С.". Чтобы это сделать, перед правильным формированием ФИО авторов, запятые между ними необходимо перевести в английское "и": " and ". Это можно сделать средствами Excel нажатием одной клавиши: выбираем столбец авторов,
Ctrl+H › "," › " and " › Заменить все.

Преобра-
зование библиогра-
фической таблицы из Excel в
формат
BibTeX

Рассмотрим вначале самый простой вариант, когда число элементов описания одинаково во всех книгах. Тогда оно состоит из следующих этапов.

1

На рабочем листе "1" вставим таблицу исходного библиографического массива, начиная со столбца B. Рекомендуется для обеспечения однозначной идентификации в дальнейшем в Zotero, добавить их нумерацию в столбце A.

2

На рабочем листе "2" вставляем формулы для последовательного формирования элементов BibTeX описания с использованием функции сцепления. В таблице приведены формулы в соответствующих клеточках.

Если все сделано правильно, на экране должно появиться следующее:

3

Копируем строку 1 на листе "2" на столько строк, сколько книг в исходном библиографическом массиве. Сохраняем файл Excel на своем компьютере как файл Excel.

4

Сохраняем рабочий лист "2" в текстовом формате (Сохранить как › Тип файла: текстовые файлы (с разделителями табуляции) › Сохранить). Закрываем Excel.

5

Открываем этот текстовый файл во Worde. Если возникает вопрос о кодировке, указываем Кириллица Windows. Убираем во всем файле табуляцию (Cntl+H › ^t › пусто › Заменить все). Результат можно сохранить, если потребуется несколько заходов по импорту этой библиотеки в Zotero. Выделяем весь текст и нажимаем Копировать. Наше новое библиографическое описание полностью готово для импорта в Zotero.

6

В среде Zotero выбираем или создаем библиотеку (Library), куда нужно вставить эти книги, на панели инструментов нажимаем Действия (шестеренка), выбираем Импортировать из буфера обмена. Постепенно эти старые книги появляются в библиотеке Zotero. На одну книгу может уходить до 5-10 секунд, поскольку описания синхронизируются через Интернет с сервером Zotero. Поэтому, если их тысяча, может потребоваться до 1 часа времени.

Что делать, если исходные библиографические описания различаются?

Вполне возможна ситуация, когда одна часть библиографических описаний содержит одно число позиций, а в другой части число этих библио дескрипторов другое. В этом случае для каждой части придется сделать свои строки и свои формулы для фомирования в среде Excel описаний в формате BibTex с соответствующим числом необходимых дескрипторов.
В прилагаемом файле приведен пример (книга № 2), в которой наряду с имеющимися дескрипторами, появляется также ISBN код. В этом случае соответствующее код добавляется в еще одну дополнительную клетку (в данном примере это клетка G5).

Как поступать со статьями?

В этом случае потребуется несколько более сложная работа, так как число элементов описания, как в исходном массиве, так и в импортируемом в Zotero, может быть 8-9 или даже больше. Следующий пример относится к статьям в формате
А.Б.Симонов. Проект Марс. // Космонавтика, Том 8, Вып. 23, С. 123-144, ISSN 2-12355-32-789 (Интернет: http://cosmonautika.edu , доступ 2011-11-11).

В этом случае для импорта в Zotero нужно подготовить запись вида

@article{_2223, author = {Симонов, А.Б.}, title = {Проект Марс}, journal = {Космонавтика}, volume = {8}, number = {23}, pages = {123--144}, ISSN = {2-12355-32-789}, url = {http://cosmonautika.edu}, language = {Russian}, urldate = {2011-11-11} },

Прилагаемый файл содержит пример формирования BibTex описания статьи (строка 9 на рабочих листах "1" и "2").

Приложение

Прилагаемый файл представляет собой Excel файл с примерами форматирования в табличном виде библиографических описаний книг и статей (рабочий лист "1") и формулы для преобразования этих описаний в формат BibTex (рабочий лист "2"). После сохранения рабочего листа "2" в текстовом формате и удаления лишних символов табуляции этот текст может быть импортирован в библиотеку Zotero.

На рабочем листе "ФИО" приведены формулы для преобразования форматов авторов "И.И.Иванов" и "Thomas Bach" к формату Zotero. Для их использования старый формат вставляется в столбец A, результат получается в столбце E. Его значение можно копировать в соответствующий столбец библиографического описания в режиме "Спецальная вставка - Значения".